Branchearbejdsmiljørådet har i Januar 2007, udgivet en guide om storrum. I denne artikel vil vi, bl.a. på basis af denne guide, give jer større forudsætning for at beslutte hvordan I vil indrette jer.

1. En god start.

Lad målet stå lysende klart.

De mest almindelige begrundelser for etablering af storrum er:

Ønsket om at arbejde sammen på en ny måde.
Understøtning af måden man allerede samarbejder på.
Pladsbesparelse.
Bedre udnyttelse af pladsen, fleksibilitet.

Hvis målet f.eks. er videndeling, formulér da hvilken viden, der skal deles. Det er legitimt at have et mål om at spare udgifter eller kvadratmeter, men hvis dette mål eksempelvis pakkes ind i ukonkrete formuleringer mister projektet legitimitet hos medarbejderne. Vær derfor ærlig og konkret.

Succeskriterier kan med fordel opstilles, så I efterfølgende kan afgøre om I har nået jeres mål.
Lav nogle succeskriterier som rent faktisk kan måles efterfølgende.

Tag udgangspunkt i arbejdet.

Storrumskontorer understøtter ikke alle typer arbejde. Udover at formulere klare mål for overgangen til storrum, er det også vigtigt, at man tager udgangspunkt i egne behov og de fysiske forhold og ressourcer der er til rådighed.

Hvilke af jeres arbejdsopgaver egner sig til storrum?
De fleste typer arbejde indeholder både behov for samarbejde og individuel fordybelse. Derfor er det vigtigt at tage udgangspunkt i de opgaver I skal løse på arbejdspladsen, og de krav de stiller til indretningen.

Overvej at supplere med forskellige typer arbejdsrum:
• Enkeltmandskontorer
• 2-4-6-mandskontorer
• Caféarealer
• Stillekontorer
• Projektrum
• Hjemmearbejdspladser
• Atriumgård, udearealer

Brug rådgivere og sund fornuft.

Rådgivere har typisk erfaring med kontorindretning, omstillingsprocesser, teknologi eller støj. En yderligere stor fordel ved rådgivere er at de kan se problemstillingerne udefra.
I sidste ende er det dog jer selv der skal træffe beslutningerne.

Der findes forskellige typer rådgivning:

• Indledende afklaring. HR-konsulenter, proceskonsulenter, kommunikationskonsulenter (formål, mål og inddragelse af medarbejdere).
• Byggeri og indretning. Arkitekter, rådgivende ingeniører og indretningsarkitekter.
• Teknologi. Rådgivende ingeniører og leverandører af telefon- og it-løsninger.
• Arbejdsmiljø. Akustikere, rådgivende ingeniører (støj), indeklimaeksperter, stresskonsulenter, ergonomiske konsulenter eller fysioterapeuter. (Arbejdspladsvurderinger kan med fordel suppleres med spørgsmål om ønsker og behov vedrørende en evt. forestående omflytning/ombygning).

Tjek evt. rådgivernes referencelister og ring f.eks. til de nævnte arbejdspladser.

Fordele og ulemper ved storrumskontoret.

Hvad der er en fordel i nogle situationer kan være en ulempe i andre, og hvad der er en fordel for nogen kan være en ulempe for andre.

Fordele og ulemper anskues ud fra tre perspektiver:

• Fordele og ulemper for organisationen.
• Fordele og ulemper for arbejdets udførelse.
• Fordele og ulemper for den enkelte personligt.

Videndeling.

Storrumskontorer er ikke i sig selv en garanti for videndeling, det er vigtigt at præcisere hvad det er for en viden, medarbejderne skal dele. Rummene kan understøtte videndeling, men det vigtigste er den måde, I organiserer arbejdet på. Man kan nemlig godt dele viden i cellekontorer og arbejde i storrum uden at dele viden!
En oplagt strategi mod for megen unødvendig deling af information, er at sikre at folk, der sidder sammen, har berøringsflade, der gør videndelingen relevant.

Hvad er formålet med videndeling?

For at kunne etablere et storrum hvor den optimale videndeling er i centrum, er det nødvendigt at gøre sig klart hvad formålet skal være for jer.

• Prioritering af opgaver i organisationen – hvad er vigtigt lige nu?
• Oplæring af kolleger/nye medarbejdere – hvordan gør man?
• Inspiration – hvordan kan man også gøre?
• At lære af hinandens fejl – hvordan skal man ikke gøre?
• Ikke at opfinde den dybe tallerken flere gange – hvem gør hvad – eller har gjort hvad – som jeg så ikke behøver gøre igen?
• Coaching – et hurtigt råd?

2. Hensyn og medindflydelse.

Støt forandringsprocessen.

Forudsætningen for at få succes med storrum er et godt psykisk arbejsmiljø, hvor medarbejderne har tillid til at ledelsen er ærlig og tager de nødvendige beslutninger.

Det kan være en voldsom forandring at flytte fra sit eget kontor til et åbent kontormiljø. Selv de medarbejdere der er mest åbne for forandringen vil blive udfordret i forløbet.
Vær som leder opmærksom på at samarbejde og videndeling i storrumskontoret favoriserer visse typer mennesker, som er udadvendte og kan lide at ”være på”.

Som leder kan man støtte forandringsprocessen ved at:
• Lytte til bekymringer – lad være at bagatellisere dem.
• Anerkende at mennesker er forskellige.
• Overveje hvordan alle kan tilgodeses.
• Kommunikere løbende – mange glemmer det!
• Være forberedt på at egen arbejdssituation også bliver forandret.
• Beskrive så konkret som muligt, hvordan det forventes, at arbejdet i storrummet skal foregå, og hvad der forventes af medarbejderne.

Ved overgangen til storrum er det især vigtigt, at ledelsen spiller med åbne kort. Hvis det primære mål er at spare kvadratmeter, er det utroværdigt at begrunde ændringerne med ønske om videndeling. Tillid er nøglen til succes i enhver forandringsproces.
Hvor meget indflydelse medarbejderne har i processen kan variere. Gør dog helt klart hvilke beslutninger der ligger fast, og hvilke der er til diskussion, da uklarhed på dette felt skaber stor frustration.
Sikkerhedsudvalg, samarbejdsudvalg mm. på arbejdspladsen bør inddrages i processen så tidligt som muligt.

Især på større arbejdspladser kan det være en god idé at få medarbejderne til at formulere hvor ofte de har koncentrationskrævende opgaver. De må også på banen hvis de har specielle behov der skal opfyldes. Nogle mennesker er f.eks. mere støjfølsomme end andre. Efter en sådan undersøgelse kan man udlede hvor meget areal der skal gå til storrum, café, stillerum og andre faciliteter.

Ledelsens engagement i forandringsprocessen er meget væsentlig for medarbejdernes opfattelse af projektet. Hvis ledelsen selv sidder med i storrummet og benytter caféen og stillerummet øger det troen på den nye arbejdsform.

Hvem skal sidde hvor?

Den enkelte medarbejders arbejdsfunktion og samarbejdsrelationer er med til at bestemme placeringen i rummet. Ofte er det dog også en god idé at tage mere individuelle hensyn f.eks. til koncentrationsbesvær, lydfølsomhed eller hvem man sparrer bedst med. Det er også værd at tage hensyn til hvorvidt der skal være specielle samtalerum til fortrolige samtaler.
I nogle tilfælde, f.eks. med konsulentgrupper, vil det give mening at overveje fleksible arbejdspladser. Disse medarbejderne kan ofte klare sig uden faste borde til hver enkelt, og har i mange tilfælde mere brug for mødelokaler eller projektrum.

Støj.

En undersøgelse fra Arbejdsmiljøinstituttet fra juni 2006, viser at hver anden dansker, som arbejder i storrumskontor, er generet af støj.

Det er anbefalelsesværdigt at se på følgende tre årsager til støjklager:

• Støj i stedet for videndeling.
• Akustik.
• Støjklager pga. frustrationer.

Støj i stedet for videndeling:
Små uformelle møder og andres telefonsamtaler er med til at skabe lyd i storrumskontorer. Om snakken opfattes som støj eller ej afhænger i høj grad af om den opfattes som en vigtig del af arbejdet eller ej. Naturligvis er det også afhængigt af hvor koncentrationskrævende en arbejdsopgave man sidder med, og hvor følsom man som enkeltindivid er overfor lyd.

Fokuspunkter:

• Sørg for at folk sidder sammen i grupper der har brug for at dele viden.
• Overvej om I har en fælles holdning til hvad der er en vigtig del af arbejdet..
• Sørg for eventuelle stillekontorer.
• Skal der indføres adfærdsregler?
• Overvej trådløse telefoner, omstilling af faste telefoner og om mobiltelefoner skal være lydløse.

Akustik:
Det er vigtigt at tænke på akustikken tidligt i byggeprocessen, uanset om I bygger nyt eller bare bygger om.
Arkitekter og ingeniører kan dokumentere hvordan de fremtidige lydforhold bliver, og skal som minimum overholde vejledninger og standarder fra Arbejdstilsynet. Overvej om disse standarder er nok til jeres behov.

Fokuspunkter:

• Maskiner og ventilation. Støjende maskiner skal stå aflukket.
• Gulve. Hvis man vil have trægulve, kan man dæmpe støjen af skridt ved at lime træet til betonen i stedet for at sømme det fast til strøer.
• Beklædning af vægge og lofter. Akustiske plader kan bruges som vægbeklædning for at dæmpe støj. Malerier på lærred eller whiteboards med akustikplader bagved er også en mulighed.
• Inventar. Det kan hjælpe at sætte en finerplade med huller i bag på reolen. Gardiner og polstrede møbler hjælper på akustikken i et rum. Gulvtæpper kan løse støjproblemer, men kan evt. give problemer med indeklimaet.
• Trafikanalyse. En analyse af, hvor I skal placere rum, medarbejdere og inventar, så støjniveauet bliver så lavt som muligt. Se f.eks. på hvem der skal bruge printeren hvornår, og hvor de forskellige medarbejdere skal bevæge sig hen i løbet af dagen.

Støjklager pga. frustrationer:
Klager over støj kan være et udtryk for generel frustration over hele processen. Sørg derfor for en god proces forud for forandringerne. (se tidligere omtalte punkter).

Storrummet er en scene.

I storrummet kan alle andre se hvad man laver og høre hvad man snakker om. Dette bevirker at medarbejderne har mulighed for at positionere sig over for hinanden. Det vil f.eks. bevirke at man hurtigt får et billede af hvem der er den kloge, den seje eller den hjælpsomme, og hvem der viser overskud, venlighed og tillid. Herved bliver storrummet så at sige en scene hvor medarbejderne viser hinanden deres værdier, hvilket i mange tilfælde kan være med til at øge den indbyrdes konkurrence og evt. sætte standarden for udførelsen af arbejdet.

3. Selve udførelsen.

Pilotprojekter giver erfaring.

Pilotprojekter kan være en god måde at komme i gang og afprøve konceptet på. Lav evt. først nogle overordnede rammer som ledelsen, samarbejdsudvalget og et evt. arbejdsmiljøudvalg er enige om. Ved brug af pilotprojekter kan man høste erfaringer om hvad der virker og ikke virker netop på jeres arbejdsplads.

Fokuspunkter:

• Hvilke afdelinger eller arbejdsgrupper egner sig til pilotprojekter. Skal de være frontløbere eller repræsentative?
• Vær risikovillig. En fiasko i pilotprojektet er en succesfuld forebyggelse af en endnu større fiasko.

Indretning af storrumskontoret.

Reolpladsen bliver ofte indskrænket ved overgangen til storrumskontor, hvilket kan opfattes som en indskrænkning af den enkeltes privatsfære. Dette er vigtigt at tage i betragtning, når man fastlægger regler for indretning.

Fokuspunkter:

• Skal alle have lige meget reolplads, eller er der reelt forskel på behovet?
• Skal rummet være pænt eller til at arbejde i? Find en balance mellem de to hensyn.
• Overvej hvor detaljerede indretningsreglerne skal være, og hvilke fordele og ulemper der er ved at lade den enkelte bestemme selv.
• Overvej hvad I vil gøre hvis jeres regler på området ikke bliver overholdt.

Indeklima i storrum.

I de åbne kontormiljøér bliver regulering af varme og udluftning pludselig et fælles anliggende. Det kan være vanskeligt at tilgodese alles behov. (se iøvrigt Fysio2´s artikel om indeklima).

Fokuspunkter:
• Temperatur. Vær opmærksom på at store glaspartier skaber problemer med varme på solrige dage.
• Luftkvalitet. Mange mennesker i samme rum stiller ekstra krav til ventilation. Husk også at nogle mennesker er generede af parfume og evt. decideret allergiske overfor samme.
• Dagslys. Statens Byggeforskningsinstitut fraråder, at man arbejder permanent mere end 3-4 meter fra vinduet. Husk afskærmningsmuligheder for sollyset, så I undgår reflekser i skærmen. Afskærmningen skal helst kunne reguleres individuelt.
• Kunstig belysning. Husk at tænke i både baggrundslys og direkte lys, som den enkelte kan indstille efter eget behov.
• Maskinrum. Printere, kopimaskiner og servere skal så vidt muligt ud af storrummet, fordi de støjer og udsender varme og gasser. Placer gerne maskinrum midt i bygningen, hvor der ikke er naturligt lys.
• Oprydning og rengøring. Papirbunker og rod gør det svært at fjerne støv og skidt, som skader indeklimaet. Vær opmærksom på, at der er forskel på, hvor følsomme folk er overfor støv.
• Garderobe. Det er en god idé med en separat garderobe, så vådt vintertøj ikke hænger og lugter i rummet, hvor I skal arbejde.

4. Adfærd i storrummet.

Retningslinjer.

Det kommer ofte bag på både ledere og medarbejdere hvor svært det kan være at ændre adfærd når man skal omstille sig til storrum.
På nogle arbejdspladser laver man direkte adfærdsregler for hvordan man skal opføre sig. Mange af disse regler har fokus på at minimere støj for at sikre at medarbejderne kan koncentrere sig. Dilemmaet er, at disse regler også kan hindre noget at den videndeling, som ofte er et af formålene med storrumskontoret.

Et eksempel på retningslinjer kunne være:
At telefoner får ikke lov at ringe for længe.
At mobiltelefoner skal være lydløse.
At den enkelte medarbejder har ”forstyr-ikke”-knap, der lyser rødt i 15 min. ad gangen.

De enkelte afdelinger/områder kan evt. selv tage stilling til, hvilke retningslinjer der skal gælde for netop dem.
Eksempelvis kan der udarbejdes en lille pjece, som anbefaler de forskellige afdelinger/områder at tage stilling til, hvordan man vil håndtere støjen i de forskellige storrum.

Fokuspunkter:
• Debatter kulturen på de enkelte kontorer.
• Pas på at skriftlige adfærdsregler ikke bliver for firkantede.
• Overvej kurser i coaching og samarbejde – og måske endda oprydning.

En løbende proces.

Det er vigtigt at huske på at processen ikke stopper, når I er flyttet ind i de nye lokaler. Nu skal I først til at finde ud af hvordan I helt praktisk skal arbejde i rummene. Ofte kommer mange af de ting, I har forestillet jer i planlægningsprocessen til at se helt anderledes ud i hverdagen.

Det er vigtigt at fortsætte processen som et projekt med projektleder og jævnlige møder – især hvis formålet med storrummet er at I vil arbejde på en ny måde. På længere sigt kommer der evt. også nye medarbejdere, -fusioner, -flytninger mm. Så tænk lidt i løsninger, der er fleksible nok til at matche den dynamiske virkelighed.

Et godt råd er at afsætte lidt penge til efter indflytningen, da der altid vil være nogle uhensigtsmæssigheder, man først opdager når man er flyttet ind.

Stress og storrumskontorer.

Forskerne er uenige om hvorvidt storrum fører til stress.
Der er lavet nogle tekniske studier der viser at de manglende vægge i kontorerne nedsætter muligheden for privathed i arbejdet. Herved menes den fortrolige og private samtale at forsvinde og den sociale støtte og feedback bliver nedsat, hvorved videndelingen mindskes.
Andre forskere fremhæver positive effekter som øgede sociale relationer, der fremmer støtte og feedback fra kolleger og nedsætter samarbejdsproblemer.

Fokuspunkter:

• Giv mulighed for at supplere storrummet med rum egnet til fordybelse.
• Alle skal vænne sig til at opsøge ro, hvor man tidligere skulle opsøge selskab.
• Se på arbejdspladsens gå-hjem-kultur. Der kan udvikle sig en usund konkurrence om at være den sidste, der går.
• Stress kan smitte, derfor er det omend endnu vigtigere at forebygge stress, når medarbejderne sidder i storrum. (se også gerne Fysio2 ´s artikel om stress).

Der gælder ikke særlige regler om arbejdsmiljø i storrum, men vi håber at overvejelserne i denne artikel kan hjælpe jer lidt på vej til et godt arbejdsmiljø. Hvis I også ønsker vores assistance er I velkomne til at kontakte os.

Fysio2 ønsker jer god fornøjelse med en eventuel overgang til storrumskontorer.

Med venlig hilsen

Fysioterapeut, Katja Wessely Hansen.

Fysio2.